Kilometerpauschale für Dienstreisen

Wer für den Job mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist, bekommt die Kosten entweder vom Arbeitgeber erstattet oder setzt sie in der Steuererklärung ab. Beide Wege nutzen dieselben gesetzlichen Kilometersätze. Entscheidend ist, ob die Fahrt überhaupt als Dienstreise gilt und was neben den Kilometern noch dazukommt.

Pauschalen für Auto und Motorrad

Für beruflich veranlasste Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug erlaubt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG feste Kilometersätze ohne Einzelnachweis der Kosten. Sie orientieren sich an der höchsten Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes. Anders als bei der Pendlerpauschale zählt jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückweg sowie Fahrten zwischen mehreren Einsatzorten. Die Sätze gelten unabhängig davon, ob das Auto mit Benzin, Diesel oder Strom fährt.

• Pkw, Wohnmobil, Kleintransporter: 0,30 € je km
• Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa, S-Pedelec: 0,20 € je km
• Fahrrad und Pedelec bis 25 km/h: keine Pauschale, nur nachgewiesene Kosten
• Bahn, Bus, Flugzeug, Taxi, Mietwagen: tatsächlicher Ticket- oder Mietpreis laut Beleg
• Zuschläge für Mitfahrer oder Gepäck: seit 2014 abgeschafft

Statt der Pauschale kannst du einen individuellen Kilometersatz ansetzen. Dafür ermittelst du alle Kosten des Fahrzeugs über zwölf Monate, also Abschreibung über sechs Jahre, Versicherung, Kfz-Steuer, Sprit, Werkstatt und Reifen, und teilst sie durch die gesamten Jahreskilometer. Beispiel: 8.400 € Gesamtkosten bei 14.000 km ergeben 0,60 € je km. Bei 4.000 Dienstkilometern sind das 2.400 € statt 1.200 € mit Pauschale. Der Satz gilt so lange, bis sich die Verhältnisse ändern, und erfordert lückenlose Belege für das ganze Jahr.

Dienstreise oder Weg zur ersten Tätigkeitsstätte

Die 0,30 € pro gefahrenem Kilometer gibt es nur für Auswärtstätigkeiten, also Fahrten weg von der ersten Tätigkeitsstätte. Für den täglichen Weg dorthin gilt die Entfernungspauschale von 0,38 € je Kilometer der einfachen Strecke. Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der dich der Arbeitgeber dauerhaft zuordnet. Fehlt eine Zuordnung, ist es der Ort, an dem du typischerweise arbeitstäglich, an zwei vollen Tagen pro Woche oder mindestens einem Drittel deiner Arbeitszeit tätig bist. Pro Arbeitsverhältnis gibt es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte.

Wer als Monteur jeden Morgen zum Betriebshof fährt und von dort zur Baustelle, setzt für die Strecke bis zum Betriebshof nur die Entfernungspauschale an. Die Fahrten vom Betriebshof weiter gelten als beruflich, laufen aber meist im Firmenfahrzeug und kosten dich nichts. Bei einer Fahrt Büro, Kunde, Wohnung ist nur der Abschnitt bis zum Kunden und vom Kunden nach Hause eine Dienstreise, die Fahrt morgens ins Büro bleibt Arbeitsweg.

Was neben den Kilometern absetzbar ist

Die Kilometerpauschale deckt alle laufenden Kosten des Fahrzeugs ab: Sprit, Verschleiß, Versicherung, Steuer. Weitere Kosten der Reise kommen zusätzlich hinzu, wenn sie belegt sind. Das gilt für Arbeitnehmer als Werbungskosten und für Selbstständige als Betriebsausgaben.

Für den Verpflegungsmehraufwand gilt die Dreimonatsfrist: An derselben Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschalen nur in den ersten drei Monaten. Für die Fahrtkosten gilt diese Frist nicht, die 0,30 € je km bleiben dauerhaft.

Stellt der Arbeitgeber das Frühstück im Hotel oder ein Mittagessen, wird die Verpflegungspauschale gekürzt: 20 Prozent des Tagessatzes für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Bei einem 24-Stunden-Tag sind das 5,60 € beziehungsweise 11,20 €.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber darf dir bis zu 0,30 € pro Kilometer nach § 3 Nr. 16 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen. Zahlt er mehr, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn und erscheint auf der Lohnabrechnung. Einen gesetzlichen Anspruch auf eine bestimmte Höhe gibt es nicht. Maßgeblich sind Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Fehlt eine Regelung und fährst du auf Anweisung mit dem eigenen Auto, kannst du Aufwendungsersatz nach § 670 BGB verlangen.

1. Fahrt mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern dokumentieren, Belege für Parken und Maut aufheben.
2. Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber einreichen, meist monatlich über ein Formular oder Reisekostenportal.
3. Erstattung kommt mit dem Gehalt oder separat aufs Konto.
4. Steuerfreie Erstattungen erscheinen nicht als Arbeitslohn. Du musst sie in der Steuererklärung aber angeben, damit das Finanzamt sie von deinen Reisekosten abzieht.

Verursachst du auf einer Dienstfahrt mit dem Privatauto unverschuldet oder leicht fahrlässig einen Unfall, muss der Arbeitgeber nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in der Regel den Schaden ersetzen, etwa die Hochstufung in der Kaskoversicherung. Bei grober Fahrlässigkeit haftest du selbst. Manche Arbeitgeber schließen dafür eine Dienstreise-Kaskoversicherung ab.

Selbstständige: Fahrten als Betriebsausgaben

Für Selbstständige und Gewerbetreibende gelten die Kilometersätze ebenfalls, aber mit anderem Ansatz. Entscheidend ist, ob das Fahrzeug zum Privatvermögen oder zum Betriebsvermögen gehört. Das hängt vom Anteil der betrieblichen Fahrten an allen Fahrten ab, den du glaubhaft machen musst, etwa durch Aufzeichnungen über drei Monate.

Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte behandelt das Steuerrecht auch bei Selbstständigen wie den Arbeitsweg: Abziehbar ist nur die Entfernungspauschale von 0,38 € je Kilometer einfache Strecke. Liegt das Fahrzeug im Betriebsvermögen, wird der übersteigende Teil als nicht abziehbare Betriebsausgabe hinzugerechnet, bei der 1-Prozent-Regel pauschal mit 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat.

Fahrtenbuch und Nachweise

Die Pauschale ersetzt nur den Nachweis der Kosten, nicht den Nachweis der Fahrten. Das Finanzamt kann verlangen, dass du jede Dienstreise belegst, vor allem bei hohen Kilometerzahlen oder wenn die Reisekosten im Vergleich zum Vorjahr stark steigen. Ein formales Fahrtenbuch ist für Arbeitnehmer mit Privatauto nicht Pflicht, eine nachvollziehbare Aufstellung aber schon.

• Datum der Fahrt und Kilometerstand oder gefahrene Kilometer
• Ziel mit Adresse, bei mehreren Zielen jede Station in der richtigen Reihenfolge
• Reisezweck und aufgesuchte Firma oder Person
• Abfahrts- und Rückkehrzeit, wenn Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden
• Reisekostenabrechnung des Arbeitgebers mit den erstatteten Beträgen
• bei Selbstständigen zusätzlich Kalendereinträge, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen

Wer ein Fahrtenbuch für die Privatnutzung eines Firmenwagens führt, muss strengere Regeln einhalten: zeitnah, geschlossen, unveränderbar. Lose Excel-Tabellen erkennt das Finanzamt nicht an, ein elektronisches Fahrtenbuch nur, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder dokumentiert sind. Ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, wendet das Finanzamt die 1-Prozent-Regel an. Unterlagen bewahrst du mindestens bis zum Ende der Festsetzungsfrist auf, als Selbstständiger zehn Jahre.